joi, 6 aprilie 2017

Sedintele

Tags

O şedinţă reuşită poate realiza, într-un timp scurt, mai mult decât ar spera participanţii să realizeze, lucrând independent, cu ajutorul referatelor sau al convorbirilor telefonice, sau pot avea rezultate care nu ar putea fi obţinute în nici un alt mod. Sunt de obicei interne, deşi câteodată sunt implicaţi şi clienţi. Caracteristica definitorie a unei şedinţe este implicarea unui grup specific, alcătuit din reprezentanţi (selectaţi sau numiţi) ai unui colectiv mai mare, care a fost autorizat să acţioneze în numele colectivului, având drepturi şi obligaţii.
Şedinţele sunt convocate în mod special, pentru un număr de oameni, într-un anumit loc şi la o anumită oră, pentru un scop (negociere, informare, rezolvarea unei probleme, luarea deciziei, colectarea şi schimbul de idei) precizat (aceştia să se poată pregăti şi contribui la desfăşurarea ei), astfel încât rezultatul dorit (obţinerea unui acord, educarea sau informarea participanţilor, rezolvarea unei probleme, obţinerea unei decizii, generarea de idei şi sugestii) să poată fi obţinut.
O şedinţă poate fi considerată eşuată dacă nu au fost obţinute rezultatele scontate, sau nici măcar nu s-au făcut unele clarificări necesare şi rezultatele sunt neclare. Poate fi considerată reuşită dacă urmările ei sunt potrivite circumstanţelor date.

Şedinţa oficială - este aceea unde responsabilitatea colectivă este stabilită conform unui set de reglementări (set de convenţii şi proceduri). Deciziile luate trebuie să respecte procedurile şi condiţiile stabilite pentru a fi validate, conform unui regulament de funcţionare. Acest cadru este folosit astfel încât participanţii să aibă încredere în modul în care au fost luate deciziile.
Convocarea se face prin distribuirea unor anunţuri, oferind detalii privind timpul şi locul şi orice informaţii specifice relevante, sau automat - conform unui orar stabilit. Pentru ca deciziile să fie reprezentative şi legitime este necesară participarea unui număr minim de persoane (cvorum).
Agenda şedinţei cu un nume potrivit ("Şedinţa generală anuală" de exemplu), alcătuită de către persoana responsabilă, cuprinde data, ora şi locul de desfăşurare, precum şi:
·         scuze pentru neparticipare - astfel toată lumea ştie cine nu participă la şedinţă şi nu se mai întreabă dacă sunt în întârziere;
·         minuta ultimei şedinţe (proces verbal, încheiere) - este citită de către preşedinte şi aprobată în şedinţă sau poate suferi amendamente în vederea aprobării;
·         rapoartele cerute în anumite situaţii;
·         alegerile şi acceptarea de noi membri - dacă este cazul;
·         diverse - aspecte secundare;
·         data următoarei întâlniri.

Minuta (proces verbal, încheiere) - înregistrare scrisă a ceea ce s-a întâmplat şi ce s-a hotărât în timpul şedinţei. Intră în atribuţiile secretarului şedinţei (care face pregătirile pentru desfăşurare, ia notiţele în timpul şedinţei, transmite şi urmăreşte deciziile; adesea nu participă la discuţii şi la vot) sau ale preşedintelui - la şedinţele mai puţin oficiale. Se întocmeşte după şedinţă, pe baza notiţelor luate în timpul acesteia. Pot fi: minute-hotărâri (enumeră numai hotărârile - deciziile se numesc hotărâri), minute narative (descrie dezbaterea, deciziile, punctele de vedere principale, eventualele conflicte), minute cu responsabilităţi (conţin numele persoanelor sau departamentelor responsabile pentru implementarea hotărârilor). Vor avea un titlu echivalent cu cel folosit la agenda de lucru.

Rolul preşedintelui - este conducătorul şi mediatorul şedinţei, cu responsabilităţi în privinţa organizării, conducerii corecte şi obţinerii rezultatelor. Nu ia parte la dezbatere; menţine autoritatea efectivă asupra desfăşurării şedinţei.
Înainte de şedinţă: clarifică şi face cunoscut scopul şedinţei, decide asupra tipului de şedinţă necesar a fi întrunit, stabileşte agenda, decide asupra membrilor ce vor fi convocaţi, stabileşte desfăşurarea (data şi ora), difuzează materialele scrise.
În timpul şedinţei: stabileşte cursul şedinţei, deschide şedinţa, urmăreşte agenda, controlează şi încurajează dezbaterea, concluzionează, stabileşte deciziile de luat, confirmă acţiunile de urmat şi responsabilităţile, închide şedinţa.
După şedinţă: revede desfăşurarea şedinţei, evaluează rezultatele, se asigură de înţelegerea de către participanţi a rezultatelor ei, aprobă şi difuzează minutele.         
Principalul instrument utilizat de preşedinte în timpul şedinţei este, de obicei, agenda. Întrucât este scrisă şi toţi membrii prezenţi au câte o copie, ea este foarte importantă pentru menţinerea dezbaterii concentrată pe subiectul cerut şi pentru evitarea digresiunilor. Pentru a asigura asistenţă şi mai departe, deseori, preşedintele are o versiune specială, care conţine în plus: note suplimentare pentru fiecare articol, informaţii generale şi o margine mare - în partea dreaptă a paginii, pentru luarea notiţelor în timpul şedinţelor.
Garantează că dezbaterea este condusă conform principiilor acceptate. Regulile generale ale dezbaterii sunt:
·         toţi membrii se supun autorităţii preşedintelui de a controla dezbaterea;
·         subiectul şi scopul discuţiilor sunt cele trecute în agendă;
·         toţi vorbitorii trebuie să adreseze comentariile lor ca şi cum ar vorbi preşedintelui şi nu unul altuia;
·         nu vor vorbi mai multe persoane odată;
·         numai preşedintele nominalizează vorbitorii;
·         şedinţa se desfăşoară în ordinea indicată pe agendă, deşi preşedintele poate propune, şi adunarea poate să aprobe, schimbarea ei;
·         preşedintele hotărăşte dacă poate fi dezbătut un amendament la agendă.
Pentru dezbaterile oficiale:
·         fiecare persoană are dreptul să vorbească o singură dată, deşi i se poate răspunde altui vorbitor;
·         problemele de discutat trebuie să fie anunţate mai înainte, în scris.
Preşedintele de şedinţă foloseşte ascultarea activă, afirmarea autorităţii, încurajează comunicarea, evidenţiază problemele şi trebuie:
·         să se asigure că discuţiile prezintă puncte de vedere echilibrate şi că tuturor părţilor li s-au acordat şanse egale de a vorbi;
·         să controleze maniera în care are loc dezbaterea şi să se asigure că nu devine violentă; are dreptul să elimine un membru care este turbulent şi care refuză să urmeze procedurile, deşi scopul lui este de a menţine oamenii sub control;
·         să stabilească mersul şedinţei şi hotărăşte când trebuie să ajungă la vot;
·         să deschidă şi să închidă şedinţa.

Strategiile pentru asigurarea succesului şedinţelor sunt:
·         Începerea şedinţei la timp, într-o abordare de lucru profesional - asigurarea menţinerii controlului trebuie făcută din timp.
·         Programarea şedinţei, astfel încât participanţii să aibă timpul necesar pentru pregătiri.
·         Salutarea membrilor în mod individual, pe măsură ce aceştia sosesc, purtarea unor conversaţii neoficiale, astfel  încât fiecare să se simtă inclus, înainte de începerea propriu-zisă a şedinţei.
·         Asigurarea clarităţii agendei şi a faptului că obiectivele şedinţei sunt realizabile.
·         Încurajarea fiecărui membru pentru a participa la desfăşurarea şedinţei; nu se va permite nimănui să domine discuţiile.
·         Concentrarea discuţiilor pe subiectele curente, nepermiţând dezvoltarea unor tematici secundare.
·         Păstrarea ritmului de desfăşurare a şedinţei, prin rezumarea şi recapitularea ideilor deja discutate.
·         Anticiparea conflictelor şi diferendelor şi încurajarea amendamentelor pentru realizarea soluţiilor sinergice.
·         Obţinerea acordurilor ori de câte ori este posibil.
Dinamica grupurilor în cadrul şedinţei
Succesul unei şedinţe depinde în mare măsură şi de atitudinile şi comportamentul participanţilor. Toţi au responsabilitatea de a contribui constructiv şi pozitiv atât la buna desfăşurare cât şi la atingerea scopurilor ei. Grupurile au succes dacă au un comportament fie orientat către sarcină (implicarea în definirea problemelor, întocmirea propunerilor, acordul privind soluţiile, evaluarea, recapitulare, stabilirea procedurilor, constituirea regulilor, numirea persoanelor oficiale) sau de menţinere a grupului (încurajarea angajamentelor, reducerea tensiunii, susţinerea propunerilor, acţiuni sociale cu ceilalţi membri, oferirea de "feedback"), evitând comportamentul orientat către sine (atacarea poziţiei celorlalţi şi apărarea propriei poziţii într-un mod agresiv, blocarea propunerilor şi adoptarea unei atitudine negative neîntemeiate, evitarea discuţiilor în cazul unei poziţii slabe, folosirea compasiunii pentru a câştiga sprijin, nevoia recunoaşterii excesive pentru contribuţii, retragerea şi refuzul participării, ironizarea contribuţiilor celorlalţi).

Cauzele principale ale comportamentului orientat către sine şi modalităţile sugerate de a le trata sunt:
·         Dificultatea în identificarea cu grupul - încurajarea persoanei să se gândească la diferendele care au creat problema ca la o forţă care prezintă ceva în plus adunării şi merită a fi prezentată.
·         Tipuri comportamentale conflictuale - scoaterea în evidenţă a celorlalte caracteristici ale individului pentru a aplana conflictul, urmată de încurajarea lui de a adopta un alt rol principal cu care să câştige alt rol al împlinirii.
·         Ţeluri şi nevoi externe conflictuale - când apar conflicte de interese, persoana incompatibilă poate fi încurajată să se alăture grupului sau să se autoexcludă.
·         Nevoia de recunoaştere - provine din nesiguranţă; pot fi găsite căi pentru încurajarea persoanei a cărei valoare este deja apreciată şi astfel să fie contracarat comportamentul negativ, în sensul productiv.
·         Probleme legate de puterea de influenţă - încercarea de aliniere a obiectivelor personale ale individului cu cele ale grupului, sugerând că apartenenţa la un grup care are succes îi va permite realizarea unor ambiţii mai mari. Acest lucru solicită tact şi îndemânare managerială.

Ţinuta şi pregătirea individuală
Pentru a contribui în mod individual la eficienţa şedinţelor sunt necesare aptitudini de comunicare, care se obţin şi se dezvoltă prin practică.
Pregătirea specifică include:
·         Siguranţa că înţelegeţi care este rezultatul aşteptat, la fiecare punct al şedinţei.
·         Citirea şi înţelegerea materialului distribuit în avans.
·         Formularea notelor pe care doriţi să le expuneţi.
·         Formularea propriei păreri, înainte de şedinţă, despre fiecare punct al ordinei de zi privind decizia.
·         În cazul introducerii unui nou punct propriu pe agendă, pregătiţi şi distribuiţi tuturor membrilor note scurte, în avans.
·         Pregătirea în detaliu a eventualei prezentări pe care doriţi să o faceţi.

Criticile şi întrebările
Comportamentul în cadrul unei dezbateri poate fi la fel de important ca şi ceea ce spuneţi, în anumite circumstanţe. Dacă sunteţi privit ca un provocator, părerile dvs. vor cântări mai puţin decât ar fi cazul. În general:
·         Folosiţi-vă cele mai bune aptitudini de vorbire şi ascultare.
·         Recapitularea a ceea ce a spus ultimul vorbitor sau stadiul discuţiilor poate fi un punct de plecare folositor pentru propria contribuţie.
·         Nu interveniţi dacă nu aveţi ceva constructiv de adăugat. Nu vă înfrânaţi opiniile constructive.
·         Nu acceptaţi să fiţi întrerupt, decât dacă acest lucru e permis de preşedinte. Fiţi politicos şi ferm în hotărârea de a termina ceea ce aveţi de spus.
·         Criticaţi şi cereţi părerea celorlalţi în mod constructiv şi cu sensibilitate.
·         Nu-i întrerupeţi pe ceilalţi; luaţi notiţe şi aşteptaţi-vă rândul să vorbiţi.
·         Dacă nu sunteţi de acord susţineţi-vă obiecţia clară, în loc să acceptaţi hotărârea majorităţii.
·         Nu continuaţi să vă apăraţi punctul de vedere dacă aţi fost învins în discuţii cu argumente. Este în interesul dvs. pe termen lung să acceptaţi că aţi greşit.(16)



loading...