Sedinta

Şedinţa este cea mai utilizată metodă de conducere, dar de multe ori şi cea mai puţin pregătită, de unde şi rezultatele mai puţin bune.
Şedinţa constă din reuniunea mai multor persoane pentru un interval scurt de timp, sub conducerea unui şef (comandant) în vederea soluţionării în comun a unor sarcini cu caracter informaţional sau decizional.
Dintr-un studiu recent reiese că, frecvenţa şi importanţa şedinţelor cresc proporţional cu înaintarea pe scara ierarhică, astfel că, un şef execută şi petrece aproape 20 ore pe săptămână în şedinţe.
În literatura referitoare la management se menţionează că, şedinţele reprezintă o modalitate importantă de a scoate la lumină talentul individual şi de acrea un produs mai important decât suma elementelor care alcătuiesc grupul.
În funcţie de conţinut, şedinţele se clasifică în mai multe categorii:
-         de informare;
-         decizionale;
-         de organizare;
-         de exploatare;
-         eterogene.
Utilizarea metodei şedinţei presupune parcurgerea următoarelor etape:
-         pregătirea;
-         deschiderea;
-         desfăşurarea;
-         finalizarea şedinţei.
Practica a demonstrat că, mulţi factori precum , indiferenţa, conformismul, egoismul, laşitatea, lipsa de pregătire, duc la o desconsiderare a rolului şedinţelor. Totuşi, şedinţa poate deveni un instrument de management deosebit de util în conducere, dacă sunt respectate unele reguli:
a) stabilirea unei ordini de zi eficiente care constă în: specificarea datei, locului, orei de începere şi orei de închidere a şedinţei, formularea problemelor de dezbătut în mod clar, inteligibil şi care să stârnească interesul, stabilirea timpului alocat fiecărei probleme, indicarea materialului ce trebuie consultate înainte de şedinţă, distribuirea ordinei de zi tuturor membrilor grupului din timp, stabilirea nominală a participanţilor;
b) conducătorul are obligaţia să acorde totală atenţie pregătirii ordinei de zi a şedinţei, a sălii unde are loc şedinţa care trebuie să fie confortabilă şi adecvată acestei întruniri, asigurarea din timp a materialelor necesare participanţilor, punctualitatea de care trebuie să dea dovadă, începând desigur cu el;
c) abordarea problemelor în ordinea în care sunt menţionate în material, evitarea digresiunilor, evitarea monopolizării discuţiei de către un singur participant, ţinerea sub control a şedinţei şi crearea unui climat propice în care fiecare participant să poată comunica liber, deschis şi cinstit, urmând să se aprecieze la terminarea şedinţei soluţiile adoptate.
Organizarea unei şedinţe
Modul cum se acordă atenţie organizării unei şedinţe influenţează puternic succesul acesteia. Pentru organizarea în condiţii bune a unei şedinţe se cere, ca să se determine câteva lucruri-cheie, cum ar fi:
-         ce fel de şedinţă este;
-         despre ce se va discuta în cadrul ei;
-         cine trebuie să fie prezent;
-         când şi unde se va desfăşura.
a. Tipul de şedinţă.
Şedinţele se pot împarte ca şi petrecerile în două categorii: oficiale şi neoficiale.
Şedinţele oficiale – sunt determinate de statutul lor legal, ori de faptul că, pentru organizarea lor trebuie respectate anumite reguli şi dispoziţii legale. Exemple de şedinţe oficiale: şedinţe organizate de un consiliu local, a unei instanţe judecătoreşti, etc.
Indiferent de scop, şedinţa trebuie să cuprindă:
-         ordinea de zi – cea care se va discuta în cadrul şedinţei;
-         rapoarte şi recomandări – ceea ce s-a făcut de la şedinţa precedentă;
-         propuneri – subiecte ce urmează a fi discutate;
-         amendamente – modificările ce trebuie făcute la o propunere;
-         dezbateri – discuţia generală;
-         supunerea la vot – acceptarea sau respingerea propunerilor;
-         procesul-verbal – înregistrarea celor discutate şi a deciziilor luate;
-         diverse – subiecte care nu apar pe ordinea de zi.
Pentru o şedinţă oficială se cere, obligatoriu, un minim de participanţi (cvorum).
Şedinţele neoficiale – sunt realizate prin constrângeri mai puţine, dar trebuie să îndeplinească următoarele:
-         să aibă o listă a subiectelor de discutat;
-         să fie desemnată o persoană cu conducerea şedinţei;
-         să se realizeze o înregistrare a deciziilor luate şi a persoanelor însărcinate să rezolve anumite probleme.
Şedinţele neoficiale sunt mai relaxante din punct de vedere al modului cum sunt conduse şi cum se comportă participanţii, dar trebuie să fie asigurată buna lor organizare.
b.Ordinea de zi.
Toate şedinţele trebuie să aibă o ordine de zi care să indice subiectele ce vor fi discutate. Ordinea de zi reprezintă un instrument de lucru care acţionează ca o busolă ce nu permite nimănui să se abată de la direcţia prestabilită şi conţine:
-         scopul, data, ora şi locul unde se va desfăşura şedinţa;
-         numele participanţilor;
-         subiecte de rutină ce vor fi abordate;
-         subiecte mai dificile sau mai controversate;
-         diverse;
-         data următoarei şedinţe.
Ordinea de zi determină succesiunea în care vor fi abordate subiectele. Şedinţa trebuie gândită astfel încât să înceapă cu subiectele mai clare, mai simple, iar pe la mijlocul şedinţei să fie abordate problemele mai dificile.
c. Stabilirea participanţilor.
La şedinţă, se recomandă a participa persoanele care au rezultate mai bune, iar cu cât participă mai multe persoane, şedinţa trebuie organizată mai bine, mai atent. Participanţii la şedinţă trebuie să realizeze următoarele:
-         să ia decizii şi să pună în practică ceea ce s-a hotărât;
-         să adune informaţii relevante în timpul şedinţei;
-         să furnizeze informaţii;
-         să influenţeze desfăşurarea şedinţei datorită cunoştinţelor de care dispun.
Calitatea unei şedinţe este dată de oamenii care participă la ea, dar se impune şi verificarea dacă toţi participanţii sunt absolut necesari.
d. Locul desfăşurării şedinţei.
În funcţie de numărul de persoane participante la şedinţă se alege locul întâlnirii, care să poată fi degajat şi neoficial, un birou, o sală de şedinţe, conferinţe, să aibă căldură, lumină, aer, cafea şi suficiente scaune.
Aşezarea sălii, a scaunelor, să fie de aşa natură ca toţi participanţii să aibă contact vizual cu conducătorul şedinţei.
Pentru ca şedinţa să fie interesantă şi productivă, trebuie să se aibă în vedere şi repartizarea locurilor pentru participanţi, astfel încât să fie înlăturate aspecte de aşezare a unor participanţi “certaţi”, unul lângă altul, participanţi care nu-i văd pe ceilalţi sau reperele vizuale.
e. Stabilirea timpului alocat şedinţei.
Pentru a conduce eficient o şedinţă, când se stabileşte ordinea de zi, să se împartă timpul alocat întregii şedinţe în perioade destinate fiecărui subiect în parte. Pentru ca o şedinţă să fie eficientă, se cere ca liderul să respecte anumite reguli:
-         să ştie ce reguli se aplică în cazul şedinţelor oficiale pe care le organizezi (şedinţele neoficiale au şi ele nevoie de un oarecare formalism în organizare);
-         să se asigure că, ordinea de zi a şedinţei este trimisă din timp tuturor participanţilor;
-         să facă tot posibilul ca la şedinţă să participe persoanele potrivite;
-         să se asigure că locul de desfăşurare a şedinţei este confortabil;
-         să se asigure că, fiecare din participanţi ştie cine sunt coparticipanţii şi,să îi poată vedea;
-         să fixeze limită de timp pentru fiecare subiect de pe ordinea de zi.
Ce se întâmplă, de fapt, la o şedinţă
Şedinţele adună, laolaltă, mai mulţi oameni, se formează grupuri de persoane, iar ca şedinţa să fie eficientă şi să se obţină rezultatele scontate, se impune succesiunea a patru etape diferite.
a. Etapele formării grupului:
-         formarea grupului – participanţii, în această etapă, se evaluează unii pe alţii, încearcă să afle câte ceva din atitudinea şi pregătirea celorlalţi şi se stabilesc reguli de bază.
-         “Furtuna” – după ce participanţii şi-au ocupat poziţiile, vor începe să “se deschidă”, vor fi antrenaţi în discuţii, hărţuieli verbale, se provoacă unii pe alţii, se testează impresiile formate astfel că, şedinţa devine dezorganizată şi greu de controlat.
-         munca productivă – pe măsură ce şedinţa înaintează, se dezvoltă idei, se fac compromisuri şi se perfectează înţelegeri cu scopul ca lucrurile să progreseze.
-         obţinerea rezultatelor - în final, participanţii ajung la un consens şi obţin rezultate pozitive, performanţa are prioritate absolută, iar şedinţa este dusă la bun sfârşit.
b. Dinamica grupului
Când deciziile sunt luate de un grup de persoane, ele sunt deseori substanţial diferite de deciziile care ar fi fost luate de o singură persoană. Motivul este reprezentat de acel “spirit de turmă” care intră în joc când participanţii la şedinţă sunt supuşi la diferite presiuni. Avem două forme de presiuni exercitate de grup:
-         presiune exercitată de grup în timpul discuţiei – are loc atunci când oamenii se tem să nu se facă de râs, devin mai conştienţi de ceea ce gândesc şi uneori, se îndoiesc de propriul raţionament. Când conduci o şedinţă nu te lăsa păcălit de aparenţa absenţă a obiecţiilor, care creează iluzia unanimităţii părerilor;
-         presiunea exercitată de grup la luarea deciziilor – se iau decizii de către participanţi, care exagerează poziţiile iniţiale din timpul discuţiilor – situaţie cunoscută sub numele de “orientare riscantă”. Nu este recomandat nici ca persoana care conduce şedinţa să declare de la început “ar trebui să facem cutare lucru”, deoarece avem de a face cu inducerea unor păreri preconcepute.
Persoana care conduce şedinţa trebuie să fie imparţială, să-i încurajeze pe toţi participanţii, să contribuie la discuţii, să discute orice propunere şi să nu evite exprimarea unor păreri personale.
Pentru ca şedinţa să fie eficientă, se cere respectarea următoarelor principii:
-         să înţelegi cât de importantă este parcurgerea celor patru etape ale formării unui grup coerent în cadrul unei şedinţe;
-         să consideri că, gândirea şi comportamentul individual pot fi afectate de către grup;
-         să ştii că participanţii pot fi presaţi să accepte consensul grupului;
-         este conştient de faptul că, unii nu vor reveni asupra opiniei exprimate în timpul şedinţei, pentru a nu fi consideraţi nehotărâţi;
-         apreciezi că, oamenii aflaţi în grupuri iau decizii mai riscante, decât dacă le-ar fi luat fiecare în parte;
-         cunoscând dinamica grupului, ai o altă viziune asupra şedinţelor şi a modului cum trebuie ele conduse.
Ţinerea şedinţei sub control
Pentru eficienţa şedinţei, liderul impune  parcurgerea unor proceduri cu privire la scopul şedinţei, respectarea limitelor de timp, direcţionarea discuţiilor, ţinerea “în frâu” a oricărui comportament turbulent, rezumarea rezultatelor şi acţiunile ce vor fi întreprinse.
a) Începerea şedinţei
Regulile impuse pentru şedinţă:
-         salutul – un “bun-venit” dat tuturor, permit începerea şedinţei într-o notă pozitivă;
-         acceptarea procesului-verbal – atunci când şedinţa reprezintă continuarea unei şedinţe anterioare.
b) Respectarea limitelor de timp
Este de o importanţă majoră ca, cel care conduce şedinţa să ţină ochii pe cea şi să împiedice orice pierdere de timp. Reguli ce se pot folosi:
-         începerea şedinţei la timp, chiar dacă unii participanţi nu au venit;
-         informarea participanţilor despre “costul şedinţei”;
-         punerea unui ceas de mână la vedere, pentru a suna mai devreme cu zece minute de terminarea şedinţei;
-         planificarea pauzelor, când şedinţa este lungă;
-         terminarea şedinţei la timp, sau chiar mai devreme, dacă lucrările au fost terminate.
c) Direcţionarea discuţiei
Se face prin:
-         urmărirea îndeaproape a ordinei de zi;
-         ghidarea şedinţei către scopurile ei;
-         vânarea oricărui semn de neatenţie;
-         folosirea experienţei celor prezenţi;
-         ofertă de sugestii;
-         asigurarea exprimării diferitelor puncte de vedere.
d) Cum să faci faţă unui comportament turbulent
Sunt situaţii când comportamentul indivizilor sau schimburile violente de cuvinte pot determina situaţii neplăcute, astfel încât, conducătorul şedinţei trebuie să preia comanda şi să realizeze următoarele:
-         să comunice clar faptul că, atacurile la persoană sunt inacceptabile;
-         să contracareze dezacordul solicitând sugestii constructive;
-         să orienteze lucrurile înainte, dacă discuţiile se împotmolesc.
e) Limpezirea discuţiilor
Pentru ca şedinţa să progreseze, trebuie ca şedinţa să se încheie cu o concluzie, la care se ajunge dacă ţinem cont de:
-         identificarea punctelor asupra cărora s-a căzut de comun acord, precum şi punctele care nu au fost soluţionate şi comunicarea lot tuturor participanţilor;
-         adresarea de întrebări pentru a verifica ceea ce s-a înţeles;
-         tragerea unor concluzii intermediare;
-         asigurarea acceptului general;
-         sintetizarea unor concluzii clare;
-         încredinţarea sarcinilor şi stabilirea termenelor limită.
Procesul – verbal
Constituie documentul care conţine înregistrarea rezultatelor discuţiilor purtate, pentru ca, ulterior, oricine să poată cunoaşte conţinutul şedinţei şi ceea ce s-a hotărât. Procesul-verbal va fi întocmit de către o persoană care este desemnată să înregistreze discuţiile purtate şi ceea ce s-a concluzionat – denumită “secretarul” de şedinţă.
a) Sarcini ce le va avea secretarul de şedinţă în timpul şedinţei:
-         să noteze punctele cheie ale discuţiei fiecărui subiect şi participant;
-         să fie capabil să dea sfaturi cu privire la procedura de urmat;
-         să aibă la îndemână înregistrările şedinţelor anterioare şi ordinea de zi;
-         să fie cu ochii pe ceas.
b) Sarcinile secretarului după şedinţă. După încheierea şedinţei, notiţele luate de secretar, vor fi transformate în procesul-verbal, care va cuprinde:
-         partea de sus a paginii – titlul – care să indice despre ce s-a discutat la şedinţă;
-         o listă a celor prezenţi;
-         scuze, motive de la cei care au lipsit;
-         deciziile luate în legătură cu fiecare subiect de pe ordinea de zi;
-         rezumat privind acţiunile care vor fi întreprinse, de cine, termen;
-         procesul-verbal să fie întocmit corect, în stil jurnalistic, concis şi obiectiv;
-         procesul-verbal încheiat să fie succint, să constituie un impuls pentru toţi cei care au participat la discuţii.


Postări populare de pe acest blog

Surse de energie

Surse ale conflictului

Mihai Eminescu (viata si activitatea literara)