Raportul scris

Un "raport" poate include un mesaj verbal sau câteva fraze relevante. Rapoartele de afaceri, în formă scrisă răspund atât unor cerinţe speciale, dar atrag şi atenţia asupra unei anumite situaţii.
Factorii care influenţează felul în care un raport îşi atinge scopurile propuse sunt:
·         Autorul - este catalizatorul, factorul cel mai important; ţine cont de timpul disponibil astfel încât reputaţia să nu-i fie compromisă şi de metoda de elaborare (dictat, scris de mână, tehnoredactat direct).
·         Conţinutul - partea care solicită cea mai mare implicare, pentru a informa cititorii într-un mod concis, astfel încât cunoştinţele acestora să fie autentic îmbogăţite; de obicei se prezintă informaţiile faptice sau descriptive (logice, obiective, imparţiale), dezvoltarea ideilor desprinse şi concluziile (logice, obiective, imparţiale) - bine susţinute.
·         Structura - stabilirea conţinutului care să determine un efect cât mai bun al raportului, pornind de la o structură simplă  - ce ulterior poate fi dezvoltată eficient.
·         Stilul - este esenţială folosirea unui stil adecvat fiecărei situaţii, în care: limbajul să fie obiectiv şi echilibrat, prezentare atractivă - cu rubrici, spaţii pentru separare pasaje mari de text, grafice, propoziţii precise, fonturi diferite.
·         Cititorii - atitudinea lor faţă de autor şi subiectul raportului pot influenţa modul receptării; ştiind cine sunt aceştia (vârsta, cultura, educaţia, poziţia ierarhică) putem: să folosim un stil, vocabular şi limbaj potrivit, să utilizăm un conţinut tehnic şi o terminologie care au sens pentru ei, să folosim elemente convingătoare - anticipând şi evitând potenţialele bariere de comunicare.

La planificarea raportului, etapele esenţiale sunt:
·         Înţelegerea a ceea ce încercaţi să realizaţi (scopul, cine este cititorul, ce trebuie să cunoască el, dacă puteţi obţine toate informaţiile necesare, dacă aveţi nevoie să formulaţi o opinie sau să faceţi o recomandare.
          Termenii de referinţă disponibili sau alcătuiţi de către autor - ei stabilesc aşteptările cititorului într-un mod clar şi permit autorului să fie clar - şi include: o descriere scurtă a ceea ce se cere, aria generală a subiectului ce trebuie tratat, orice arii specifice sau obiective ce nu trebuie tratate, orice presupuneri care stau la baza raportului, data predării, orice resurse care pot fi disponibilizate de terţe părţi, restricţii specifice de investigare sau autorizaţii cerute.
·         Identificarea problemelor.
          Informaţiile trebuiesc adunate şi structurate, ţinând seama de eficienţă şi costuri, detalii relevante privind subiectul raportului; în majoritatea cazurilor, o aproximare bună valorează la fel de mult pentru cititor ca şi o cifră exactă, dar poate fi obţinută mult mai uşor.
          Identificarea punctelor cheie, după clarificarea fazei de pregătire.
          Formularea concluziilor/recomandărilor; prezentarea şi evaluarea informaţiilor înainte de a trage vreo concluzie este utilă.
·         Schiţarea unei structuri potrivite - la început simplă, apoi dezvoltare
          Raport oficial cuprinde titlul (titlul propriu zis, cine l-a întocmit, cui îi este adresat, data, statutul - confidenţial, urgent etc.), rezumatul (pagină separată, înainte de cuprins; unul sau mai multe paragrafe prezentând concluziile şi recomandările, cu foarte puţin din conţinutul care nu a fost plasat în context - permite cititorului să ia decizia dacă să citească mai departe sau nu), cuprinsul, introducerea (prezintă datele generale, scopul şi finalitatea - uneori numită "termeni de referinţă"), cuprinsul (un număr de paragrafe  cu titlu care reflectă dezvoltarea logică a argumentului), concluzii (concis şi la obiect, adesea prezentare pe o singură pagină), recomandări (numai dacă este relevantă), anexe (cale de a introduce informaţii suplimentare cuprinzătoare care susţin conţinutul şi constituie un ajutor de scheme tehnice, diagrame, date brute, calcule justificatoare, proiecţii înaltă tehnicitate, fără să compromită uşurinţa de citire a raportului: anciare, liste de resurse sau bibliografie, cuprins).
          Raport neoficial - de exemplu raportul informativ intern al unui departament, fără abordare rigidă. Cuprinde introducere (expunere sau prezentarea situaţiei), analiza (cuprinsul raportului şi sub-paragrafe - dacă e necesar), concluzie (recomandări, soluţii - stil direct).
·         Rezultatul - acţiunile rezultate din raport arată dacă au fost atinse sau nu scopurile propuse.
·         Scrierea rapoartelor

Recomandări:
·         Lăsaţi elementele de finisare (pagina de titlu, cuprinsul) pentru sfârşitul lucrării;
·         Lucraţi asupra titlurilor principale începând cu introducerea, folosind schiţa structurii titlurilor;
·         Lucraţi asupra concluziilor şi recomandărilor, fără să scrieţi încă rezumatul;
·         Citiţi orice aţi scris, notând schimbările care trebuie să fie făcute, corectând greşelile şi îmbunătăţind linia logică;
·         Lăsaţi raportul pentru o perioadă şi faceţi altceva,
·         Recitiţi raportul ca şi cum l-aţi vedea pentru prima oară. Observaţi dacă el este logic şi dacă expunerea este atrăgătoare; modificaţi dacă este necesar.
·         Dacă se poate daţi raportul unor colaboratori să-l citească şi să facă observaţii, modificaţi dacă este necesar.
·         Scrieţi rezumatul, citiţi şi revedeţi tot materialul.
·         Întocmiţi anexele, cuprinsul şi pagina de titlu.

Listă de verificare pentru o scriere mai eficace a raportului
·         Nu amestecaţi numerele scrise sub formă de cifre cu cele scrise sub formă de cuvinte;
·         Un grafic corespunzător este superior celui mai bun text;
·         Evitaţi parantezele din mijlocul propoziţiei, dacă ele nu sunt esenţiale;
·         Folosiţi limbajul obişnuit, în locul celui "pompos-oficial" sau a jargonului;
·         Folosiţi cuvintele scurte în locul celor lungi;
·         Folosiţi propoziţii simple, fără subordonate complexe, unde este posibil;
·         Folosiţi amplasarea în pagină, pentru a accentua structura raportului;
·         Evitaţi titlurile care nu sunt relevante pentru cititor;
·         Evitaţi titlurile care sunt prea lungi;
·         Evitaţi titlurile care sunt vagi;
·         Evitaţi repetarea textului;
·         Nu abuzaţi de punctuaţie excesivă;
·         Folosiţi consecvent numerotarea subcapitolelor. (16)


Postări populare de pe acest blog

Surse de energie

Surse ale conflictului

Mihai Eminescu (viata si activitatea literara)