PROTOCOLUL IN AFACERI

  1. Uzanţe de protocol
  2. Arborarea drapelelor
  3. Agenda de protocol
  4. Dineurile şi recepţiile
  5. Conferinţele

Protocolul este perceput ca activitate (totalitatea operaţiunilor, acţiunilor pe care o organizaţie le întreprinde pentru satisfacerea necesităţilor de reprezentare), ca etichetă (totalitatea regulilor şi uzanţelor care trebuie să determine conduita participanţilor - set de reguli de purtare şi maniere elementare sau specifice, cum ar fi precăderea şi uzanţele - sau modul de desfăşurare a unor evenimente publice) şi ca bunuri şi servicii de consum (servite la reuniuni sau întruniri).
Există protocol ceremonios (destinat ceremoniilor publice, caracterizat prin rigiditatea convenţiei, fast, consum mare de resurse, prestabilire în detaliu, caracter public) şi protocol cordial (caracterizat prin rigiditate mică a convenţiilor, atitudine destinsă, consum mic de resurse, discreţie, stabilire pe etape).


5.1.            Uzanţe de protocol

Precăderea - înseamnă ordinea protocolară în raport cu rangul şi funcţia fiecărei persoane participante la un protocol, stabilită conform listelor de ordine protocolară oficiale, regulilor diplomatice, semnelor de deferenţă practicate faţă de diferiţi membri ai săi sau curtoazia reciproc manifestată între două părţi de-a lungul timpului - în perfectă armonie cu specificul acţiunii.
Ordinea de precădere stabilită prin reglementări este raportată la funcţii şi demnităţi, nu la persoane. Elemente de precădere: persoana cea mai importantă (aleasă în funcţie de natura şi scopul manifestării, este elementul de plecare al ordinii protocolare), principiul ierarhiei (conform unei liste scrise a ordinii de întâietate care guvernează precăderea), tradiţia (precedentele au o pondere deosebită), simetria (schimbare simetrică atunci când se schimbă rolurile între gazdă şi oaspete), stabilitatea, întâietatea (ordinea discursurilor sau aşezarea la masă se stabilesc pe bază de prioritate, dată de rang), raza teritorială, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetică (la conferinţe), vechimea şi vârsta (la funcţii identice), galanteria (bărbatul cedează locul unei femei, la ranguri egale), cuplurile (cuplurile sunt aşezate împreună, poziţionarea fiind conform persoanei titulare a rangului ce justifică invitaţia) etc.
Pentru poziţionarea invitaţilor la o ceremonie se ţine seama de regulile:
·         Dreapta înainte de stânga - presupune că oficialitatea cea mai importantă, când există două, este plasată în partea dreaptă (cum se priveşte la prezidiu de către public).
·         Fiecare personalitate este poziţionată în dreptul drapelului, stemei sau altor elemente oficiale distinctive.
·         Cea mai importantă persoană se va poziţiona în centru, apoi alternativ, după importanţă, la dreapta , apoi la stânga vor fi celelalte oficialităţi.

Ţinuta

Pentru protocol regula este ca la fiecare ceremonie să se specifice de la bun început ţinuta - prin menţiunea pe invitaţie, sau prin contactarea prealabilă de către asistentul sau şeful de protocol al organizatorilor. Ţinuta poate elimina şi discerne gusturile personale, prin reguli generale.
·         În timpul zilei, de regulă, se poartă costume gri, bej, maro sau alte tonuri neutre; se poate purta negru la înmormântări sau comemorări, iar griul - chiar deschis - la căsătorii.
·         Seara se poartă culori închise, de preferinţă gri sau negru, în timp ce doamnele vor purta costume taior;
·         Nu se admit culori vii la bărbaţi în nici o ipostază, şi nici costume albe;
·         Nu se admit rochii sau fuste scurte pentru femei, indiferent dacă acest lucru le-ar avantaja;
·         Bărbaţii nu vor purta servieta tip "diplomat", iar doamnele pot avea geanta "plic" sau poşetă.


5.2.            Arborarea drapelelor

Drapelul este simbol al suveranităţii şi se bucură de respect. Drapelul nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezintă şi un set de semnificaţii şi sentimente comune pentru o anumită comunitate, populaţie. Există un set de reguli privind arborarea drapelelor.
Uzanţe privind arborarea:
·         pentru un drapel:
ü  în arii închise un drapel se poziţionează în centru sau în stânga în raport cu cei care îl privesc;
ü  în locul cel mai important faţă de deschiderea principală atunci când ne aflăm în interioare;
ü  în cazul prezidiilor, indiferent de sală, este poziţionat în stânga prezidiului;
ü  pe clădiri se arborează în centrul faţadei sau la stânga intrării sau în centru pe clădire; în cazul clădirilor cu cupole se poate poziţiona pe cel mai înalt punct.
·         pentru două drapele:
ü  înălţimea catargelor şi dimensiunea drapelelor vor fi egale;
ü  amplasarea drapelelor se face numai după ce se stabileşte locul de onoare;
ü  amplasarea lor se face pornind de la stânga spre dreapta.
·         pentru mai multe drapele:
ü  Drapelul cu o importanţă mai mare se pune în centru, urmat în stânga celui ce priveşte de cel de-al doilea, iar în dreapta următorul.
·         dispunerea în cerc sau pătrat:
ü  oricare ar fi poziţia folosită, drapelele sunt poziţionate în sensul acelor de ceasornic.
·         dispunerea în paralel:
ü  drapelele sunt amplasate paralel, pornind de la dreapta la stânga, în frunte aflându-se drapelul cu cea mai mare importanţă.

Întotdeauna drapelul ţării gazdă este în locul cel mai vizibil; în nici o circumstanţă nu cedează locul.
Când arborarea drapelelor străine se face în acelaşi timp cu cele locale (regionale): întâi ţara, provincia, oraşul gazdă şi apoi cele ale oaspeţilor - fiecare la categoria sa.
Coborârea în bernă reprezintă ultimul salut pe care comunitatea îl aduce pe cale oficială memoriei defunctului. Arborarea se face din ziua decesului până la înmormântare fie prin plasarea lancei în poziţie orizontală, fie prin încadrarea drapelului într-o bandă neagră (sau punerea unei eşarfe negre la vârful lancei).

5.3.            Agenda de protocol

Agenda de protocol este un concept organizatoric şi un instrument managerial care reflectă nevoia de ordonare a activităţii, dozare a resurselor şi realizare a unei hărţi a planului de evenimente (publice sau nu).  Ca instrument de lucru ea este utilizată pentru:
·         planificarea calendarului intern
ü  cuprinde evenimentele organizate din iniţiativă proprie şi cele tradiţionale care au o repetativitate ciclică
ü  are o anexă care cuprinde: proiectul de manifestare, corespondenţa purtată, desfăşurătorul acţiunii, referatele de necesitate, schiţe sau copii ale materialelor tipărite, listele de participanţi, defalcările pe activităţi, lista colectivului de organizare şi responsabilităţile fiecăruia etc.
ü  agenda anuală foloseşte la fundamentarea resurselor, calendarul intern trimestrial conţine mai multe amănunte
·         estimarea participării la cel extern
ü  are rolul de asistenţă de secretariat şi protocol
ü  se compune din faxuri de invitare la diferite manifestări, invitaţii scrise trimise de diferite organizaţii, agenda agenţiilor de presă, lista de evenimente redactată de compartimentul propriu de protocol
ü  utilitate la realizarea agendei proprii de protocol, la evaluarea impactului media al acţiunilor proprii, la crearea unei baze de date despre acţiunile de gen
·         perspectiva temporală
ü  în funcţie de imaginea dorită selectarea evenimentului în funcţie de spaţiul temporal în care este plasat ţine seama că:
ü  nu se va alege organizarea de manifestări în perioade de criză, aflare temporară în "con de umbră", perioada marilor sărbători religioase.
·         perspectiva spaţială
ü  permite analizarea evenimentelor omonime (cu temă şi scop identic), convergente (prilejuite de aceleaşi date calendaristice), majore politice sau economice.


Desfăşurătorul de protocol
Este un instrument de programare şi control care cuprinde în structură: organizarea (filmul concret al evenimentului, redactarea documentaţiei tehnice, alte informaţii - invitaţii, adrese, comunicate media etc.)

Acţiunile de protocol
Scrisoarea de invitaţie - este adresată de un omolog al celui invitat. Este tipărită; poate fi precedată de un fax pentru operativitate, însă transmiterea invitaţiei oficiale este obligatorie. Poartă antetul instituţiei. Începe cu o frază de politeţe care să exprime bucuria de a comunica cu adresantul. Conţine invitaţia concretă: perioada, locul, scopul propus. Finalul este o frază de politeţe, în aşteptarea unui răspuns.

Primirile oficiale
Modul de primire creează prima impresie. Contează locul (la aeroport, la sediul organizaţiei), salutul, poza de presă etc.


5.4.            Dineurile şi recepţiile

Constituie un liant al comunicării interpersonale ale participanţilor şi un prilej al întâlnirilor informale reciproce, neoficiale.
De obicei dineurile presupun ca regulă aşezarea la masă, discursuri, un număr mic de invitaţi şi se organizează doar seara la gazdă acasă.
Recepţiile se organizează indiferent de oră, au la bază bufetul suedez, nu presupun şi nu exclud discursuri, presupun un număr mare de invitaţi.
Organizarea include:
·         stabilirea locului de desfăşurare, cu respectarea standardelor
·         întocmirea programului
ü  orarul de desfăşurare, intervalul de sosire a invitaţilor, durata medie a unui speech, etapele de servire a preparatelor (băuturi de antreu, aperitive, gustări calde, preparate culinare, desert, băuturi însoţitoare etc.), modul de creare a atmosferei (orchestră de cameră, fond sonor digital, alte mijloace permise)
·         stabilirea listei de invitaţi în raport cu obiectivul acţiunii
ü  pe baza uzanţelor impuse în domeniu (obligativitatea invitării superiorilor, a personalităţilor, mass-media, parteneri tradiţionali etc.)
·         lansarea invitaţiilor
ü  se face cu cel puţin 7 zile calendaristice înaintea evenimentului;
ü  se transmite nominal;
·         perfectarea elementelor organizatorice: locurile de parcare, poziţionarea personalului de îndrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei, modul de realizare a servirii mesei etc.

Meniul
Alegerea felurilor de mâncare presupune câteva reguli:
·         de preferinţă meniul va cuprinde acele preparate a căror pregătire şi păstrare nu vor avea de suferit în urma situaţiilor neprevăzute;
·         respectarea tradiţiilor culinare prin asigurarea produselor şi a modului de servire clasic în asemenea situaţii;
·         servirea cafelei în salon pentru a se putea fuma;
·         respectarea opţiunilor religioase;
·         meniul va respecta condiţia socială a invitaţilor, neexcluzând însă bucătăria tradiţională.

Uzanţe:
·         decorarea mesei: simplă şi eficientă
·         precăderea servirii: dacă este o ordine a invitaţilor se va servi de la cel mai important la rangul cel mai mic
·         preparatele se mănâncă fiecare în felul său specific
·         alte uzanţe ce ţin de bunul simţ în sens propriu.

5.5.  Conferinţele

Sunt un instrument de bază în dezvoltarea relaţiilor şi pentru a defini strategiile. Organizarea lor comportă mai multe aspecte: stabilirea sălii (la latitudinea gazdei în funcţie de numărul de invitaţi, utilităţile spaţiului, tradiţie), modul de desfăşurare (expuneri urmate de dezbateri, dezbateri alternativ cu expunerea, expuneri separate de dezbateri, dialogul încrucişat), ordinea de precădere, interpretariatul, corespondenţe premergătoare (invitaţia, informaţii privind programul, solicitări privind dotările pentru expuneri), uzanţe protocolare (cazare, pauze de cafea, întâlniri bilaterale în afara conferinţei, arborarea drapelelor), alte date tehnice şi organizatorice (dotarea pentru expuneri, tehnica necesară interpretariatului, aparatura pentru discuţii şi conducerea dezbaterilor, parcarea, garderoba, ecusoanele, mapele).



Postări populare de pe acest blog

Surse de energie

Surse ale conflictului

Mihai Eminescu (viata si activitatea literara)