marți, 4 aprilie 2017

ORGANIZAREA PROCESUALA

Tags

Organizarea firmei cuprinde două componente:
-          organizarea procesuală
-          organizarea structurală
1.1  Definirea şi componentele organizării procesuale
Organizarea procesuală a firmei comerciale reprezintă ansamblul proceselor de muncă prin care acestea sunt grupate şi coordinate pe domenii (funcţiuni) distincte. Elementele componente ale organizării procesuale sunt:
a)      Funcţiunea firmei este o componentă majoră a organizării procesuale. Cuprinde ansamblul activităţilor omogene şi/sau complementare desfăşurate de personal de o anumită specialitate folosind metode şi tehnici specifice cu scopul realizării obiectivelor stabilite. Funcţiunile firmei comerciale sunt:
·         Funcţiunea de cercetare-dezvoltare
·         Funcţiunea de producţie
·         Funcţiunea comercială
·         Funcţiunea financiar – contabilă
·         Funcţiunea de personal
b)      Activitatea cuprinde ansamblul atribuţiilor (îndatoririlor) omogene care se îndeplinesc de personalul care posedă cunoştinţe de specialitate într-un domeniu distinct (producţie, financiare, comercial, personal) cu scopul îndeplinirii unor obiective.
c)      Atribuţia (îndatorirea) reprezintă ansamblul sarcinilor de muncă, a drepturilor şi obligaţiilor, a condiţiilor de realizare a sarcinilor repartizate unor persoane sau grupuri de persoane din cadrul firmei.
d)       Sarcina este concretizarea sub formă de lucrări sau operaţii din cadrul atribuţiilor ce revin unui post sau compartiment din cadrul firmei. Sarcinile se grupează în atribuţii. Ele concură la realizarea unui obiectiv individual în cadrul firmei.
Organizarea procesuală în cadrul firmei de comerţ şi turism trebuie să pornească de la sistemul de obiective al firmei care reprezintă exprimarea cantitativă şi calitativă a scopurilor urmărite de respectiva firmă.
1.2  Funcţiunile firmei comerciale
Firma comercială are o activitate complexă care se desfăşoară într-o anumită modalitate în funcţie de obiectul de activitate, complexitatea activităţii, mărimea firmei. În desfăşurarea obiectului său de activitate, firma comercială exercită următoarele funcţiuni :
a) Funcţiunea de cercetare-dezvoltare cuprinde activităţi de cercetare-dezvoltare a firmei. Cuprinde:
a1)  activitatea de planificare include :
- elaborarea planurilor anuale şi de perspectivă;
                  - întocmirea planului de investiţii;
                  - întocmirea planului de dezvoltare.
a2)  activitatea de cercetare cuprinde:
                  - elaborarea studiilor şi asigurarea documentaţiilor pentru modernizarea şi
                    extinderea capacităţilor de cazare, alimentaţie, vânzare şi extinderea lor;
                  - îmbunătăţirea soluţiilor de transport şi depozitare a mărfurilor;
                  - elaborarea unor studii privind amplasarea, dimensionarea şi profilarea
                     unităţilor de alimentaţie, cazare, agrement.
a3) activitatea de organizare cuprinde:
                  - perfecţionarea organizării firmei;
                  - elaborarea sistemului organizaţional şi informaţional;
                  - întocmirea fişelor de post.
      a4) activitatea de inovare se referă la :
                  - elaborarea unor soluţii originale de producţie, de promovare, de vânzare,
                    de autoutilare şi modernizare a produselor şi serviciilor comerciale.
a5) activitatea de investiţii:
                  - asigurarea documentaţiilor tehnico-economice necesare pentru realizarea
                     investiţiilor şi planificarea activităţilor pentru realizarea la termen a
                    obiectivelor de investiţii.
b) Funcţiunea de producţie cuprinde ansamblul de activităţi care generează fluxuri de producere şi obţinere de bunuri şi servicii de producţie legate de obiectul direct de activitate al firmei de turism şi comerţ. Principalele activităţi incluse aici sunt :
b1)- pregătirea organizatorică a producţiei pe faze ale procesului tehnologic sau pe categorii de produse şi servicii;
b2) - elaborarea normelor de consum pentru diferite materii prime;
b3) - planificarea producţiei ;
b4) - asigurarea funcţionării, folosirii raţionale, întreţinerii şi modernizării dotărilor tehnice;
b5) - aplicarea normelor de producţie, de protecţie a muncii şi a celor igienico-sanitare;
b6) - controlul calităţii producţiei.
c) Funcţiunea comercială cuprinde:
      c1) aprovizionarea:
-          determinarea în volum şi structură a necesarului de aprovizionat (din producţie internă şi import);
-          încheierea contractelor economice cu furnizorii;
-          stabilirea necesarului de mijloace de transport şi încheierea contractelor cu firmele de transport.;
-          normarea şi gestionarea stocurilor;
-          recepţionarea şi depozitarea mărfurilor.
c2) desfacerea este activitatea de vânzare a produselor şi serviciilor:
-          asigurarea portofoliului de contracte pentru utilizarea cât mai bună a capacităţii de cazare şi alimentaţie a firmei;
-          asigurarea livrării la termen a mărfurilor contractate;
-          organizarea vânzării mărfurilor şi serviciilor în condiţiile de calitate exemplară ;
-          stabilirea componentelor produsului ce urmează să fie vândut clienţilor: meniul, cazare, servicii suplimentare, etc.
c3) activitatea de marketing:
-          cercetarea cererii de consum actuale şi potenţiale;
-          reclama comercială şi promovarea vânzărilor;
-          testare în rândul consumatorilor a noilor produse şi servicii;
-          alegerea formelor corespunzătoare de vânzare;
-          determinarea locului de amplasare a profitului şi a dimensiunilor unităţilor comerciale.
d) Funcţiunea financiar-contabilă cuprinde:
            d1) activitatea financiară:
-          asigurarea fondurilor băneşti;
-          folosirea raţională a fondurilor;
-          repartizarea rezultatelor financiare obţinute.
d2) activitatea contabilă:
-          înregistrarea şi evidenţierea în volum şi structură a tuturor mijloacelor materiale şi băneşti ale firmei;
-          evidenţierea mişcării acestor mijloace materiale şi băneşti.
e) Funcţiunea de personal
            - previziunea personalului;
            - recrutarea, selecţia şi integrarea personalului;
            - formarea şi perfecţionarea resurselor umane;
            - utilizarea personalului;
            - administrarea salarizării;
            - promovarea personalului;
            - managementul conflictelor organizaţionale.

1.3  Interdependenţele funcţiunilor firmei
Interdependenţele dintre activităţile ce se desfăşoară în cadrul firmei determină în mod implicit interdependenţe (interacţiuni) între funcţiuni. Drept urmare, manifestarea corectă a unei funcţiuni permite manifestarea corectă şi a celorlalte funcţiuni după cum apariţia unei dereglări în cadrul unei funcţiuni produce perturbaţii în celelalte funcţiuni.

A - aprovizionare                                   
 B - dotare tehnică
Dacă în cadrul unei funcţiuni f1 (comercială) se va produce o dereglare atunci va apare un efect defavorabil în desfăşurarea activităţii A (aprovizionare) care la rândul său va influenţa defavorabil desfăşurarea activităţii B (producerea unor produse de laborator, cofetărie, patiserie) care va produce dereglări în funcţiunea F2 (de producţie). Desigur este posibilă şi influenţa inversă, adică dereglări în F1 ca urmare a dereglărilor în F2. Luând în considerare cele două cicluri ale reglementărilor de la F1 la F2 şi invers, se poate vorbi chiar de o autoagravare a dereglărilor. În aceste condiţii rolul managementului constă în a întrerupe procesul de autoagravare a dereglărilor şi asigurarea echilibrului necesar. Pe lângă procesul de autoagravare a dereglărilor între două funcţiuni se poate vorbi şi de procesul de dereglare în lanţ. Astfel, dacă exemplul de mai sus, dereglarea F2 cauzată de dereglări de F1 produce dereglări în F3 (financiar-contabilă) aceasta la rândul ei poate genera cauzele altor dereglări. Uneori, conducerea firmei, preocupată de dereglarea problemelor curente, întârzie în identificarea cauzelor care ar trebui eliminate prin decizii de management curente.
            Importanţa studierii şi cunoaşterii interdependenţelor dintre funcţiunile firmei constă în necesitatea ca managerii de pe diferite niveluri ierarhice să acţioneze pentru asigurarea şi îndeplinirea corespunzătoare a tuturor funcţiunilor.

1.4 Sinergia firmei comerciale
            Realizarea funcţiunilor prezentate nu se reduce la reluarea fără întrerupere a unor activităţi omogene succedate ritmic. Firma comercială nu reprezintă doar un mecanism care o dată pus în mişcare evoluează de la sine. Funcţiunile firmei nu sunt activităţi separate, ci ele se intercondiţionează reciproc constituind un organism complex şi dinamic. Supusă condiţiilor concurenţiale în continuă mişcare, firma de comerţ şi turism se găseşte într-un proces permanent de adaptare: activitatea sa cunoaşte variaţii sezoniere, extinderi alternând cu restrângeri, orientări de la un produs la altul. În acelaşi timp, în evoluţia sa, firma comercială înregistrează un proces de inovare şi modernizare în urma căruia se modifică volumul şi eficienţa activităţii desfăşurate. Făcând abstracţie de factorii externi, dinamica firmei de comerţ şi turism depinde de capacităţile sale interne numite şi forţe motrice interne ireductibile. Aceste forţe sunt:
-          capacităţile tehnice sau materiale;
-          resursele financiare;
-          capacităţile umane.
Aceste forţe pot interveni fie separat, dar mai ales împreună cu activităţile iniţiate de managementul firmei. De exemplu, realizarea unei acţiuni vizând creşterea vânzărilor presupune antrenarea resurselor umane dar şi înfiinţarea unor capacităţi de desfăşurare adecvate şi modernizarea celor existente. Aceste capacităţi explică dinamismul diferit al firmelor comerciale sau folosind o noţiune introdusă de H. I. Ansoff., diferenţe în ceea ce priveşte sinergia firmei. Prin sinergia firmei se înţelege rezultanta forţelor motrice ireductibile ale firmelor. Trebuie să menţionăm că nu este suficientă prezenţa acestor forţe în mod cantitativ în cadrul firmei. Este necesar ca ele să poată fi transformate de către managementul firmei din forţe potenţiale în forţe motrice efective, care să participe în mod real la puterea sau efectul sinergetic al firmei.



loading...