vineri, 3 martie 2017

Managementul prin obiective

Tags

2.1.1 Definire şi caracteristici
Managementul prin obiective este o metodă de management bazată pe stabilirea exactă (riguroasă) a obiectivelor până la nivelul executanţilor (care participă nemijlocit la stabilirea lor) şi pe corelarea strânsă a recompenselor sau sancţiunilor cu nivelul (gradul) realizării obiectivelor stabilite. Managementul prin obiective este metoda de management cea mai frecvent folosită. Ea a fost concepută după al doilea război mondial în Statele Unite.
Caracteristicile managementului prin obiective
a)        Stabilirea unui sistem de obiective pentru firmă care să ajungă până la nivelul executanţilor;
b)       Participarea personalului firmei la stabilirea obiectivelor în a căror realizare este implicat;
c)        Întocmirea bugetelor de cheltuieli pe principalele unităţi organizatorice, fapt ce implică descentralizarea laturii operaţionale a sistemului financiar al firmei;
d)       Introducerea unui sistem de control continuu a realizării obiectivelor bazate pe metoda „abaterilor semnificative”;
e)        Corelarea strânsă a recompenselor şi sancţiunilor (materiale şi psihosociale) cu rezultatele efectiv obţinute în realizarea obiectivelor;
f)        Necesitatea  modificării esenţiale în mentalitatea personalului firmei şi a atitudinii acestuia faţă de realizarea obiectivelor şi mai ales în direcţia creşterii participării, iniţiativei, colaborării şi responsabilităţii întregului personal al firmei în realizarea obiectivelor stabilite.


2.1.2 Structura managementului prin obiective
Managementul prin obiective are o structură complexă alcătuită din următoarele componente:

a)       Sistemul de obiective al firmei.
Obiectivele reprezintă elemente definitorii al oricărui sistem organizat cu ajutorul
cărora se stabilesc: deziderate, intenţii, scopuri, interese pe care un grup sau un individ urmăresc să le realizeze cu anumite mijloace şi într-o anumitã perioadă. William Hill precizează că obiectivele bine stabilite trebuie să se caracterizeze prin:
Să orienteze modul de acţiune. Pentru aceasta trebuie să fie suficient de explicite (clare) pentru a indica anumite modalitãţi de acţiune;
Să identifice mijloace pentru a măsura şi controla eficienţa activităţii economice;
Să stabilească nivelul stimulativ de atins;
Să se constituie într-un ansamblu coerent de obiective;
Să fie clare şi comprehensibile;
Să fie realiste, adică să se bazeze pe posibilităţile reale ale firmei şi să ia în consideraţie restricţiile interne şi externe care influenţează realizarea lor.
b)       Programele de acţiuni.
Acestea se întocmesc pe ansamblul firmei şi pe fiecare diviziune organizatorică principală. Programele de acţiune trebuie să cuprindă precizarea exactă: 
a resurselor (materiale, umane, financiare) necesare realizării obiectivelor stabilite;
a acţiunilor de întreprins;
a mijloacelor şi modalităţilor de acţiune disponibile.
Calendareledetermene (planningul).
Acestea sunt utilizate pentru a sincroniza în timp programele de acţiune întocmite. În calendarele de termene se înscriu termenele finale, iniţiale, intermediare ale fiecărei acţiuni din program.
c)        Bugetele.
Sunt elaborate pentru fiecare compartiment şi subdiviziune economică a firmei. Bugetele stabilesc cu precizie cheltuielile (resursele cheltuite) şi veniturile pe fiecare componentă a firmei. Cu ajutorul bugetelor se pot întreprinde măsuri corective, de perfecţionare, localizate precis în cadrul firmei şi se pot stabili recompensele sau sancţiunile după caz.
d)       Lista de metode.
 Aceasta cuprinde metode de conducere şi execuţie utilizate în cadrul firmei pentru atingerea obiectivelor stabilite. O atenţie deosebită trebuie să fie acordată metodelor prin care se realizează funcţiile managementului. Aceste metode sunt utilizate de personalul de conducere, specialişti şi salariaţi cu înaltă calificare.
f) Instrucţiuni.
Reprezintă reglementări şi reguli ce trebuie respectate în aplicarea elementelor anterioare. Instrucţiunile trebuie să fie elaborate pe baza legislaţiei în vigoare, să reflecte experienţa conducerii firmei asupra modului de realizare a obiectivelor firmei. Instrucţiunile elaborate sunt de două categorii:   
-          instrucţiuni generale care vizează  şi sunt valabile pentru întreaga activitate a firmei;
-          instrucţiunile parţiale care se referă la una sau unele din activităţile firmei sau la activitatea dintr-un singur compartiment.
Pentru a fi utile şi eficiente instrucţiunile trebuie:
-          să nu fie prea amănunţite (întrucât determină apariţia manifestărilor de birocraţie, rigiditate şi apatie);
-          să nu fie prea generale (pentru că generează confuzii, dezordine şi manifestări anarhice).

2.1.3 Procesul de aplicare al managementului prin obiective
Aplicarea managementului prin obiective reprezintă un proces laborios şi complex care parcurge 6 etape:
Etapa I:  Stabilirea obiectivelor fundamentale ale firmei
Această etapă se derulează în procesul elaborării planurilor pe termen mediu şi lung: cifra de afaceri, cheltuielile, profitul, profitabilitatea şi luând în considerare necesităţile şi posibilităţile firmei prin prisma cererii pe piaţa internă şi externă. În această etapă este necesară o temeinică fundamentare a obiectivelor prin participarea efectivă a mai multor componenţi ai firmei la elaborarea lor.
Etapa a II-a: Stabilirea subobiectivelor (obiectivelor derivate, obiectivelor parţiale şi a obiectivelor individuale)
Aceste subobiective se stabilesc pe baza obiectivelor fundamentale care sunt defalcate pe activităţi, compartimente şi indivizi. Este necesar să se evidenţieze zonele cheie ale fiecărui obiectiv asupra cărora îşi vor concentra atenţia factorii esenţiali din cadrul firmei cât şi standardele de apreciere ale îndeplinirii lor. În această etapă se folosesc dialogurile bilaterale şi multilaterale dintre manageri, colaboratori, subordonaţi. Se organizează şedinţe de consultare în care se discută stabilirea obiectivelor. Practica a dovedit că obiectivele bine stabilite se obţin numai prin consultare şi discuţii libere, deschise la care participă toţi factorii care pot contribui la această activitate. Subobiectivele fixate se transmit la compartimente interesate sub forma unui caiet de obiective în care sunt precizate :
obiectivele
performanţele aşteptate
informaţiile de control (de exemplu: se transmit în ordine următoarele elemente: obiectivele – creşterea calităţii serviciilor într-un magazin, hotel; performanţă: reducerea cu 5-10% a reclamaţiilor clienţilor);
informaţiile de ccontrol (numărul de reclamaţii înregistrate).
Etapa a III-a: Elaborarea celorlalte componente ale managementului prin obiective (programe de acţiune, calendare de termene, bugete, lista de metode)
Acestea se elaborează atât pe ansamblul firmei cât şi pe fiecare unitate organizatorică în parte. Stabilirea lor se efectuează luând în considerare importanţa fiecărui obiectiv şi a resurselor disponibile.
Etapa a IV-a: Adaptarea corespunzătoare a sistemelor decizional, organizatoric şi informaţional la cerinţele realizării obiectivelor.
-          Adaptarea sistemului decizional. Accentul cade asupra stabilirii principalelor decizii aferente fiecărei unităţi organizatorice concomitent cu stabilirea competenţelor, responsabilităţilor şi a delegărilor de sarcini;
-          Adaptarea sistemului organizatoric are în vedere înfiinţarea unor posturi potrivit obiectivelor stabilite ceea ce atrage modificări în organigramă, în fişele postului şi a ROF-ului;
-          Modificarea sistemului informaţional implică trecerea acestuia pe baza principiului abaterilor semnificative.
Etapa a V-a: Urmărirea realizării obiectivelor
Aceasta este necesară pentru a urmări în mod permanent realizarea coerspunzătoare a obiectivelor stabilite. Această etapă se fundamentează pe mecanismul de feed-back bazat pe transmiterea abaterilor semnificative. În această etapă se asigură posibilitatea verificării:
-          dacă obiectivele stabilite au fost realizate;
-          dacă s-a efectuat corect realizarea acestora.
Este nevoie ca această etapă să asigure o legătură permanentă între şefi şi executanţi pentru a avea o supraveghere operativă a activităţii şi a unui control permanent la nivelul compartimentelor şi activităţilor.
Etapa a VI-a: Analiza şi evaluarea obiectivelor stabilite şi recompensarea personalului
Este etapa finală care permite conducerii să aprecieze realist rezultatele obţinute raportându-le la condiţiile existente. Evaluarea realizării obiectivelor se realizează prin compararea rezultatelor obţinute cu obiectivele şi standardele stabilite. În funcţie de gradul de realizare a obiectivelor se decide recompensarea materială (individuală sau colectivă) sau sanţionarea celor implicaţi. Acest aspect este hotărâtor din punct de vedere motivaţional şi condiţionează într-o măsură decisivă modul şi rezultatele aplicării managementului prin obiective.

2.1.4 Avantajele şi limitele managementului prin obiective
Utilizarea managementului prin obiective poate oferi câteva avantaje managementului firmei:
Avantaje:
-          creşterea realismului obiectivelor firmei şi a unităţilor componente;
-          amplificarea nivelului de motivare şi participare a personalului la realizarea obiectivelor;
-          dezvoltarea unui climat de creativitate şi inovare în cadrul firmei;
-          îmbunătăţirea folosirii timpului managerului prin diminuarea activităţii de supraveghere şi control ca urmare a sporirii motivării personalului şi dezvoltarea autocontrolului;
-          creşterea responsabilizării angajaţilor faţă de realizarea obiectivelor;
-          realizarea unei corelaţii mai strânse între câştigurile şi recompensele materiale ale salariaţilor şi nivelul realizării obiectivelor stabilite;
-          creşterea eficienţei întregii activităţii a firmei şi a satisfacţiei salariaţilor (ca un efect sinergetic al tuturor avantajelor managementului prin obiective).
Dezavantaje:
Managementului prin obiective conţine şi anumite dezavantaje potenţiale:
-          dificultatea modificării rapide a mentalităţii comportamentului personalului firmei de care depinde într-o măsură determinantă realizarea obiectivelor;
-          aplicarea managementului prin obiective presupune pricepere, consecvenţă şi o înaltă capacitate manegrială în special a conducerii superioare şi medii a firmei;
-          dificultatea instituirii unui climat favorabil managementului prin obiective (caracterizat prin creativitate, colaborare, acceptarea şi promovarea schimbării, adeziunea faţă de firmă).


loading...