marți, 28 februarie 2017

Corespondenta in afaceri

Tags

Scrisoarea

Scrisoarea este un mediu de comunicare foarte flexibil şi elastic, folosit frecvent pentru solicitarea sau confirmarea unei informaţii, întocmirea şi acceptarea ofertelor sau a termenilor contractuali, transmiterea mulţumirii şi nemulţumirii, efectuarea comunicărilor de natură legală, stabilirea contactelor iniţiale de afaceri. Ea rămâne ca document legal; orice greşeli de formulare sunt pe deplin vizibile şi creează o imagine negativă. Atenţia la detalii este obligatorie. Abilitatea de a întocmi într-un mod corect conţinutul unui anumit mesaj, de a structura conţinutul astfel încât acesta să fie logic şi inteligibil, de a concepe conţinutul într-un stil şi cu un ton adecvat - caracterizează un autor competent de scrisori. Modul de prezentare şi stilul scrisorii sunt luate ca indicii despre personalitatea celui care a compus-o.

Formatul scrisorii
Elementele standard pe care ar trebui să le poziţionăm corect sunt:
·         Antetul - serveşte la furnizarea informaţiilor standard (numele organizaţiei şi statutul legal, adresa, numerele de telefon, fax, e-mail), într-un format vizual atractiv. Pot fi incluse: logo-ul firmei, marca de fabricaţie, descrierea afacerilor şi detalii de înregistrare. Pagina a doua şi următoarele nu se vor scrie pe hârtie cu antet. În caz că ele se separă de prima pagină, vor avea un titlu simplu, fiind date numele destinatarului, data şi numărul paginii din scrisoare.
·         Referinţele - acestea permit ca scrisoarea să fie corelată cu corespondenţa anterioară. Vor avea, fie "Ref. ns. (Ref)", prezentând referinţele folosite de expeditor, fie "Ref. Dvs." prezentând referinţele destinatarului dintr-o corespondenţă anterioară, codul departamentului etc.
·         Data - poate fi scrisă în mai multe moduri, de obicei respectând stilul organizaţiei. Amplasarea în pagină poate să difere considerabil.
·         Confidenţialitatea - confirmarea confidenţialităţii este adăugată, de obicei, deasupra numelui şi adresei, atât pe scrisoare cât şi pe plic. Alternativele sunt: "Confidenţial", "Privat şi confidenţial", "Adresat numai".
·         Numele destinatarului şi adresa - pentru persoane din organizaţii mari se include fie funcţia, fie numele departamentului. Formatul adresei pentru străinătate ţine seama de sursa adresei (nu se adaptează la formatul românesc).
·         Formula de adresare/de salut şi încheiere - Stimate Domnule/Cu consideraţie, Dragă Domnule X/Al dvs.
·         Titlul, rezumând scopul scrisorii - un titlu simplu, de câteva cuvinte. Într-o scrisoare simplă sau una de confirmare, poate fi omis.
·         Cuprinsul de bază al scrisorii
·         Semnătura
·         Numele şi funcţia expeditorului
·         Anexe/copii - când se trimit anexe se obişnuieşte să se semnaleze acest fapt, cu o referire simplă în partea de jos a paginii.

Punctuaţia
Punctuaţia închisă, tradiţională, foloseşte punctuaţia normală, punând puncte şi virgule la sfârşitul fiecărei linii, inclusiv la dată. Conţinutul scrisorii trebuie să respecte, întotdeauna, regulile de punctuaţie tradiţionale.
Punctuaţia deschisă nu foloseşte deloc punctuaţie pentru elementele scrisorii, inclusiv pentru adresă, cu excepţia conţinutului. Nu se folosesc puncte pentru prescurtări.
Aranjarea textului în pagină, la stânga sau la dreapta, se numeşte aliniere. Alinierea poate fi la dreapta, la stânga sau la ambele margini. Amplasarea scrisorii va folosi o aranjare în pagină cu textul complet aliniat, cu textul parţial aliniat sau cu aliniate la început de paragraf.

Structura conţinutului - paragraful de deschidere (explicarea motivului scrisorii, scopului), partea principală a mesajului (dezvoltă tema într-un mod logic şi structurat, astfel încât cititorul să înţeleagă ideile dezvoltate - folosind paragrafe), paragraful de închidere (trece în revistă punctele principale şi le prezintă ca pe o concluzie sau rezumat).
Conţinutul scrisorii se structurează, întotdeauna, funcţie de nevoile cititorului. Trebuie adoptat un limbaj de afaceri, cu excepţia situaţiei în care este necesară o atenţie mai mare - datorită sensibilităţii particulare a cititorului la mesajul primit (refuz sau veşti proaste, cu implicaţii negative, atenţionări etc.).
Scrisoarea circulară conţine un text standard, trimis la mai multe persoane. Sunt folosite şi ca mijloc de promovare a vânzărilor, pentru a introduce servicii noi. Trebuie să aibă un impact puternic şi imediat, altfel va fi aruncată. Formula  obişnuită este "Stimate Coleg /Client /Posesor de cont".
Stilul - concis, clar, curtenitor, corect, complet - care să-i permită cititorului să o parcurgă fără a fi deranjat. E nevoie să vă gândiţi mai mult la scopul dvs., în sensul obţinerii rezultatului dorit, decât la înţelegerea comunicării scrise. Dacă doriţi să se întreprindă ceva, prin adoptarea unui stil de afaceri politicos dar ferm, şansele de a obţine o rezolvare pozitivă cresc. Puteţi reduce riscul greşelilor şi efectul negativ în interpretarea cuvintelor folosind cuvinte scurte, directe, familiare pentru cititor, cu sens bine precizat, raţionale şi obiective. Utilizaţi-vă vocabularul pentru a crea efectul cel mai bun, dar amintiţi-vă de riscul care apare din încercarea de a fi prea creativ. Nu pierdeţi din vedere, niciodată, impactul mesajului asupra cititorului.



loading...