marți, 28 februarie 2017

Comunicarea in cadrul organizatiilor

Tags

Orice organizaţie trebuie să-şi dezvolte sistemele interne de comunicare astfel încât părţile sale componente să lucreze împreună şi nu izolat. Aceasta este calea dezvoltării unei organizaţii.
Prin intermediul unui sistem informaţional intern informaţiile generale şi reglementările sunt transmise şi comunicate (deci disponibile) în cadrul întregii sale structuri, iar cele speciale sunt transmise doar celor interesaţi - clasic sau electronic.
Informaţia vehiculată poate fi bazată pe fapte, sentimente, valori (cele mai neschimbătoare credinţe despre eul propriu, societate şi cultură), opinii (atitudini subiective pe care le adoptăm într-o situaţie particulară). Pentru ca o informaţie să aibă valoare ea trebuie să fie relevantă, exactă, prezentată clar, actuală.
Există persoane în cadrul organizaţiei care au responsabilitatea colectării, menţinerii şi asigurării cu informaţii specifice celor care au nevoie de ele. Când utilizatorul este extern el se numeşte client, iar cel din interiorul organizaţiei se poate numi client intern. - şi are nevoie de informaţii în cadrul procesului de funcţionare al organizaţiei sau pentru un client extern. Datorită numeroaselor constrângeri operaţionale nu este întotdeauna posibil să satisfaci rapid cererile de informaţii. Sunt necesare şi recomandate înţelegeri cu clientul privind nivelul serviciilor, care evită aşteptările nerealiste şi oferă repere pentru a putea judeca performanţele.

Liniile oficiale de comunicare
Principiul care defineşte caracteristica oricărei organizaţii este acela că ea este organizată în scopul îndeplinirii obiectivelor ei comerciale sau de altă natură.
În orice structură informaţia poate circula în sus (este caracteristică unui raport sau unui rezumat informativ prezentat superiorilor, ca răspuns la o cerere sau ca o cerere; canalele folosite includ rapoarte verbale, întâlniri cu o persoană sau grup, rapoarte scrise etc.), în jos (informaţii necesare personalului din subordine; canale folosite: reuniuni verbale, rapoarte specializate, manuale de instruire, informări pentru o persoană sau grup), orizontal (informaţii transferate între departamente şi persoane, la acelaşi nivel în cadrul organigramei; canalele folosite includ rapoartele verbale şi scrise, rapoarte specializate) sau pe diagonală (asemănătoare cu informaţia pe orizontală; nu există obligativitatea de a o transmite decât în cazuri speciale). Natura informaţiei, canalele utilizate pentru transmiterea ei sunt caracteristice pentru fiecare flux. Stilul mesajului trebuie adaptat nevoilor celui care primeşte informaţia.

Căile neoficiale de informaţie
Aceste căi se bazează pe relaţiile personale şi sunt, în general, verbale. Informaţiile schimbate sunt contextuale şi se bazează mai mult pe opinii decât pe fapte, pe zvonuri. Valoarea ei pentru funcţionarea eficientă a organizaţiei este uşor subestimată; poate fi răspândită extrem de rapid. Deformarea face ca aceste mesaje să nu inspire încredere, dar mulţi le iau aşa cum sunt.

Informaţia operaţională cuprinde:
·         Informaţii contabile, note privind şedinţele, aspecte privind clienţii etc.
·         Informaţii privind serviciile şi produsele pe care organizaţia le asigură;
·         Structurile organizatorice, regulamente interne etc.
·         Contabilitatea şi datele administrative ale organizaţiei.

Informaţia contextuală este schimbată pe căile oficiale şi neoficiale, nu are în general valoare în afara organizaţiei şi cuprinde:
·         Informaţiile strategice;
·         Informaţiile privind dezvoltarea şi operaţiunile interne;
·         Informaţiile privind personalul;
·         Noutăţi pertinente pentru organizaţie şi angajaţi;
·         Informaţii comparative privind organizaţia şi departamentele sale.
Drumurile pe care le parcurg informaţiile prin organizaţie pot fi reprezentate ca reţele cu forme caracteristice (lanţ, cerc, roată, stea, hibrid). Dacă aceste drumuri devin mai lungi, posibilitatea deformării  şi manipulării deliberate ale informaţiei cresc. Pot apare distorsiuni şi datorită barierelor de comunicaţii (principala barieră este neîndemânarea persoanelor implicate - motive: neacordarea sau neprimirea "feedback"-ului necesar, neacordarea importanţei cuvenite mesajului, netransmiterea informaţiei, manipularea informaţiei în scop personal atunci când linia de comunicare trebuie să treacă printr-o singură persoană), ca şi consecinţe ale relaţiilor dinamice din cadrul grupurilor de lucru.  Zgomotul din liniile interne de informare poate fi cauzat şi de personalităţile şi percepţiile persoanelor implicate. Dinamica unui grup de colaboratori este foarte diferită de cea a unui grup de prieteni sau a familiei, din cauza naturii artificiale a relaţiilor. Grupul poate fi format din cel puţin trei, patru persoane care să-şi asume rolurile de conducător (clarifică obiectivele, ghidează, coordonează, comunică), modelator (numărul "doi", care conduce activităţi impuse, face ca grupul să acţioneze împreună), strateg (persoana cu idei care caută soluţii inovatoare, dispreţuitor faţă de detalii), evaluator (analizează, monitorizează, interpretează şi evaluează), organizator (transformă ideile şi obiectivele în activităţi), cercetător (menţine starea morală de entuziasm şi stabileşte contactele de reţea; este cel care cercetează posibilităţile de a procura resursele necesare echipei, care "fixează tot"), membru (sensibil la nevoile individuale, calmează conflictele şi dificultăţile), finalizatorul (lucrează la termenele finale şi are în minte obiectivul final; solicită prezentarea progreselor privind realizarea obiectivelor). Pentru ca grupul să fie eficient, trebuie să împartă informaţia în mod altruist şi să nu se rupă în fracţiuni aflate în competiţie. Comunicarea cea mai eficientă are loc în cadrul grupurilor de lucru ai căror membri au un comportament de grup şi care evită comportamentul orientat către sine. Identificarea cu grupul înseamnă mult mai mult decât simpla recunoaştere că face parte din el. Omul trebuie să adopte obiectivele şi valorile grupului şi să lucreze pentru obiectivele grupului, şi nu pentru altele. Comportamentul orientat către activităţi de grup poate cuprinde: definirea problemelor, alcătuirea propunerilor, acordul privind soluţiile, realizarea sarcinilor cerute. Comportamentul de menţinere al grupului poate include încurajarea angajamentelor, reducerea tensiunii între membrii grupului, susţinerea propunerilor, acţiuni sociale cu ceilalţi membri, oferirea de feedback. Comportamentul orientat către sine promovează tensiuni şi conflicte între membrii grupului, nevoia recunoaşterii permanente pentru contribuţiile proprii, retragerea şi refuzul participării la discuţii, ironizarea contribuţiilor celorlalţi.(16)


loading...